4 Langkah Berkantor

Tidak mungkin untuk meninggalkan kertas dalam keseharian Anda? Mungkin saja jika Anda bertekad untuk memberikan kontribusi positif terhadap pelestarian bumi ini.Mengapa harus bersusah payah menekan penggunaan kertas? Betul bahwa kertas dengan mudah didapatkan sekarang. Tetapi menggunakan kertas secara berlebihan akan membebani lingkungan karena berarti akan ada lebih banyak pohon yang harus ditebang.

Mari kita telaah beberapa manfaat yang bisa didapatkan jika bisnis Anda menerapkan manajemen yang minim kertas. Akan ada sejumlah dana yang bisa disisihkan dari penghematan kertas karena kantor yang penggunaan kertasnya lebih sedikit secara otomatis juga akan menghabiskan biaya pembelian toner, perawatan mesin cetak, atau mesin fax. Kertas menghabiskan banyak sekali ruang dan membutuhkan pendokumentasian yang baik dan konsisten agar tidak membingungkan. Kantor yang lebih sedikit menggunakan kertas juga meningkatkan tingkat produktivitas secara umum. Bagaimana mungkin? Dengan lebih sedikit kertas, kantor akan lebih rapi dan keruwetan juga bisa ditekan. Ruang untuk penyimpanan kertas bisa digunakan untuk tujuan lain yang lebih produktif. Dengan berbagi secara digital, dokumen dan file bisa diakses oleh siapa saja yang diperbolehkan, tanpa mengenal waktu dan tempat.

Berikut adalah 4 strategi untuk menjalankan strategi berkantor dengan lebih sedikit kertas.

1. Jangan terlalu mudah untuk mencetak semua file atau dokumen. Ini adalah respon yang biasa kita lakukan saat kita menginginkan sesuatu yang nyata untuk dipegang. Tentu ada pengecualian untuk dokumen perjanjian yang penting dan sebagainya. Namun, versi cetak tentu tidak bisa dijadikan jaminan sebagai arsip yang senantiasa valid. Dengan mencetak dokumen, risiko terbakar, kena air, dan pencurian akan muncul.2. Gunakan dengan efektif/ maksimalkan software dan peralatan elektronik yang diperuntukkan bagi kantor yang minim kertas. Dari permintaan pemeliharaan hingga permintaan tagihan pembayaran, banyak sekali tugas manajemen properti yang mendasar yang bisa dilaksanakan dengan lebih efektif dan dikelola dengan lebih hemat biaya tanpa harus menghambur-hamburkan kertas.

3. Tetap terorganisir. Hanya karena file-file Anda tidak bisa dipegang secara kasat mata, tidak berarti Anda tidak perlu menerapkan sebuah sistem pengaturan dokumen dan file yang baik dan sistematis. Inilah waktu terbaik untuk memikirkan tentang strategi jangka panjang perusahaan yang memungkinkan Anda untuk bisa mengakses secara efisien atau berbagi dokumen dan file dalam sebuah alat penyimpan data yang praktis dan ringkas seperti keping cakram keras dan flash drive.

4. Berinvestasilah dengan membeli alat pemindai (scanner) yang bermutu tinggi dan sistem backup dan penyimpanan file yang baik dan tahan lama. Sebuah mesin pemindai akan membantu Anda mengubah sistem administrasi dan manajemen yang berbasis kertas menjadi sistem digital. Ia juga akan membantu Anda untuk mengendalikan jumlah kertas yang masuk ke kantor. Penyimpanan file dan data backup memastikan bahwa informasi Anda selalu bisa diakses dalam bentuk digital. Berpikirlah bahwa tidak akan ada lagi potongan kertas berserakan atau laci dokumen yang membingungkan dan kacau.